Cum sa alegi imprimanta potrivită pentru birou: 8 criterii importante

Îți poți imagina ce ar însemna activitatea unui birou fără ajutorul unei imprimante? Tehnologia de imprimare a avansat foarte mult în ultimii ani și majoritatea birourilor individuale sau a clădirilor de tip office își dotează spațiile de lucru cu astfel de dispozitive menite să ofere o productivitate excepțională la un cost rezonabil.

Cu toate acestea, alegerea celei mai bune imprimante pentru birou se face în funcție de necesitățile reale. Cu siguranță cauți o variantă fiabilă și de bună calitate, însă trebuie să știi că există mai multe tipuri de imprimante, create diferit și cu funcții variate. Așadar, înainte de a achiziționa sau închiria una, trebuie să știi ce caracteristici să urmărești. 

Ce caracteristici sunt importante în alegerea imprimantei pentru birou

Volum de imprimare

Cât de mare este biroul și la câte mâini se lucrează? Câtă hârtie imprimantă se consumă  zilnic și care este nevoia reală? Încearcă să determini mai întâi aceste aspecte pentru că imprimantele de dimensiuni reduse nu fac față unui volum mare de printare, iar în cazul unui birou mic, nu ai nevoie de o imprimantă cu volum mare.

Viteza de imprimare

De multe ori, aceasta este direct legată de volumul de imprimare și se aplică aceleași întrebări. Cel mai important este ca imprimanta aleasă să poată ține pasul volumul de muncă din birou, astfel încât să nu afecteze productivitatea. Imaginează-ți cum ar fi să aștepți prea mult pentru fiecare foaie imprimantă într-un birou cu zeci de angajați.

Calitatea imprimării

Bun, acum că ai stabilit volumul de muncă din birou, trebuie să te mai gândești și la tipul documentelor ce urmează să fie printate. E doar maculatură de birou cu texte alb-negru sau sunt documente oficiale? Trebuie să printezi fotografii și grafice de înaltă calitate?

Imprimantele diferă mult din acest punct de vedere în funcție de nivelul lor de performanță. 

Tipul de conectivitate

Dacă vorbim despre un birou mai mare, cu mai mulți angajați și unde există mai multe dispozitive funcționale, este foarte important ca imprimanta să aibă o conexiune wireless foarte bună, indiferent că e prin Wi-Fi sau Bluetooth. Asta le permite să imprime de oriunde din birou.

Dacă vorbim de un birou individual, poți folosi și o imprimantă ce se conectează prin cablu. 

Costuri

Bugetul pe care îl ai la dispoziție nu ar trebui să fie un criteriu eliminatoriu, însă este un aspect foarte important mai ales atunci când este limitat. Așadar, cu siguranță trebuie să iei în considerare și costurile atunci când alegi imprimanta pentru birou. Nu uita, însă, că imprimantele mai ieftine nu au prea multe funcții și nici caracteristici performante. 

Cele mai comune tipuri de imprimante utilizate în prezent în birouri

• Imprimante laser

Acestea au doar funcția de imprimare, însă pot varia foarte mult din punct de vedere al performanțelor.Există pe piață de la modele mici, compacte, pentru birourile individuale sau cele de acasă, până la modele robuste, pentru birourile cu volume mari de imprimare.

• Imprimante multifuncționale 

După cum îi spune și denumirea, acestea te pot ajuta cu rezolvarea mai multor taskuri, precum scanarea și xeroxarea unor documente. Cele mai performante pot avea chiar și funcția de fax.

Imprimantele multifuncționale se găsesc în mai multe modele și dimensiuni, însă alege-o pe cea potrivită necesităților biroului. 

• Imprimante A3

Acestea fac parte din categoria imprimantelor multifuncționale profesionale, prelucrând un volum mare de hârtie atât la printat, cât și la xeroxat. Sunt concepute pentru clădirile de birouri mai mari, în special pentru agențiile de publicitate, media sau marketing, ce lucrează cu mai multe formate și tipuri de hârtie pentru broșuri, cataloage, prezentări, etc.  

Acestea au opțiuni atât alb-negru, cât și color, cu o calitate crescută a printării și, evident, costuri mai ridicate atât pentru achiziționare, cât și pentru operare. 

Așadar, cu cât modelul de imprimantă este mai ieftin, cu atât va fi mai mare costul de funcționare și costul consumabilelor. Trebuie găsit un echilibru între cost și calitate. Dacă la birou trebuie să doar să printezi anumite documente de tip text, atunci imprimantele monofuncționale sunt mai mult decât suficiente. Dacă biroul în cauză este unul mare, operat de mai mulți angajați, atunci, cu siguranță trebuie să te orientezi după modele de imprimante multifuncționale, ce pot opera un volum mai mare de lucru și care oferă posibilitatea de a imprima, scana, copia și trimite faxuri.