Cum să-ți organizezi cel mai bine documentele și dosarele la birou

Un spațiu de lucru curat poate să îți sporească productivitatea și performanța în activitățile pe care trebuie să le faci în timpul programului de muncă. 

Dacă simți că ești distras de accesoriile, rechizitele și produsele de papetărie de pe birou, îmbunătățește-ți-l consultând lista următoare de trucuri:

Aspectul estetic al biroului cu documente organizate

La biroul de la muncă sau la cel de acasă adesea se strâng diferite notițe, hârtii cu diferite informații scrise, acte și multe documente ce sunt așezate în mai multe teancuri, prinse cu capse sau agrafe sau aruncate aleator unele peste celelalte. Colile de hârtie pot fi sortate pentru un aspect estetic și practic.

Organizează-ți documentele în dosare

Dosarele îmbunătățesc aspectul unui birou și îi oferă o alură ordonată. Folosește dosare din plastic pentru hârtiile și documentele ce trebuie protejate. Acestea sunt potrivite pentru locurile de muncă în care documentele trebuie transportate dintr-un loc în altul deoarece sunt rezistente la apă, la șocuri puternice, la cerneală de toner și pete de cafea.

Dosarele de carton ajută, desigur, la păstrarea într-un timp îndelungat al documentelor necesare muncii. Cu atât mai mult, sunt maleabile și ocupă puțin spațiu de depozitare.

Utilizează tăvițele de documente

Dacă lucrezi la biroul de acasă și spațiul este limitat, poți folosi tăvițele de documente (individuale sau supraetajate) care îți vor păstra documentele în locuri statice și sigure.

Folosește bibliorafturi pentru dosare

După ce ai aranjat documentele în dosare separate pentru a le găsi mai repede, nu le strânge pe acestea într-un teanc nou. Folosește bibliorafturi pentru depozitarea dosarelor de același tip.

De exemplu, dacă lucrezi în domeniul cercetării de piață și colaborezi cu toate lanțurile de supermarket din România, poți atașa într-un biblioraft toate documentele aferente unei singure companii.

Câștigă spațiu prin cabinetul cu sertare

Spațiul unui birou, fie acesta la locul de muncă sau acasă, poate fi uneori limitat. Dacă acest lucru este valabil și pentru tine, înlocuiește bibliorafturile cu cabinele de sertare și depozitează dosarele acolo. Cabinetele sunt fabricate din plastic fapt ce aduce o protecție superioară documentelor și a dosarelor.

Creează sertare speciale pentru documente și dosare

Nu toate dosarele sunt folosite zilnic, iar păstrarea lor pe birou limitează spațiul liber al acestuia. Dedică un sertar pentru documentele și dosarele de care nu ai nevoie zilnic, însă păstrează-l ordonat, punând etichete pe dosare sau notițe tip „post-it” pe hârtii pentru a găsi actele căutate mai rapid.

Depozitează-ți articolele de papetărie în cutii

Cutiile de arhivare sunt obiecte voluminoase ce pot conține documente, dosare și chiar bibliorafturi. Alege cutiile care se potrivesc cu decorul biroului tău pentru a-i oferi un aspect plăcut. De asemenea, o alternativă creativă a acestora poate fi taburetele cu spațiu de depozitare. Poți stoca actele în interiorul acestuia și, cu atât mai mult, poate fi folosit drept scaun.

Salvează-ți documentele virtual

Dacă simți nevoia de dinamism însă toate actele necesare muncii tale te țin la birou, organizează-te virtual. Scanează documentele și salvează-le într-un cloud sau pe un hard extern pe care-l poți lua cu tine. 

Vrei să-ți bei cafeaua în oraș însă ești în timpul programului? Cu ajutorul mediului online îți poți savura cafeaua de la terasă în timp ce lucrezi. Cu atât mai mult, biroul tău se va bucura de tot spațiul liber primit, documentele fizice fiind depozitate în sertare sau dulap.

Biroul de la sediul firmei la care lucrezi, cât și biroul de acasă este adesea plin de documente, notițe, rețete, bonuri fiscale, reviste, astfel încât îi oferă acestuia un aspect neîngrijit. Prin folosirea de dosare, bibliorafturi, sertare sau salvarea tuturor acestora în mediul online, spațiul tău de lucru va fi ordonat, iar activitățile programului tău de muncă vor deveni mai plăcute.

Citește și