10 criterii esentiale în alegerea celui mai bun program de facturare online

Operațiunile manuale de facturare sunt consumatoare de timp și susceptibile erorilor umane. În firmele de succes, facturile și alte documente contabile nu se mai realizează clasic, manual, ci doar prin intermediul unui program de facturare online. Acesta este un soft care te ajută să generezi, automat, facturi, utilizând inteligența artificială, fără a fi nevoie de un hardware deosebit. Fiind găzduit în cloud, nu ai nevoie decât de o conexiune la internet. Un astfel de soft eficientizează procesul de lucru, crește productivitatea, oferă flexibilitate, scade costurile și reduce rata de erori umane. De asemenea, automatizarea unui astfel de proces permite angajaților să se concentreze pe alte taskuri mai importante pentru afacere. Iată de ce criterii trebuie sa ții cont în alegerea unui soft de facturare online.

• Costuri

În primul rând, trebuie să ții cont de bugetul de care dispui pentru achiziționarea unui astfel de software. Deși programul de facturare te ajută să eficientizezi vânzările, nu e cazul să plătești pentru acesta mai mult decât îți permiți, mai ales, dacă ești la început de drum. Programele de facturare online se achiziționează, în general, sub formă de abonament. Unii furnizori pot oferi, gratuit, programe de facturare online, cel puțin pentru o anumită perioadă de timp.

• Alerte 

Atunci când alegi un soft de facturare, ia în considerare funcția de notificare a plăților întârziate. Este important ca programul să îți trimită alerte în legătură cu plățile care nu au fost efectuate, deoarece este dificil să le cauți manual, tot timpul. 

• Design si personalizare

Modul în care se prezintă facturile generate de soft este un criteriu important pentru alegerea acestuia. Probabil că preferi un aspect profesional al documentului, astfel încât, firma să capete încredere în fața clienților. De asemenea, programul trebuie să fie personalizabil. Este important ca logo-ul companiei dar și alte caracteristici, cum ar fi slogane sau citate, să se regăsească pe facturi.

• Gestiune clienți

Este indicat ca programul de facturare să poată stoca date despre clienți (date de contact, discount), pentru a facilita procesul de facturare. De asemenea, fiecare client trebuie să primească un cod unic prin acest program, pentru a se evita eventualele erori de identificare.

• Modalități de plată

Câte modalități de plată sunt permise de programul de facturare? Răspunsul corect ar trebui să fie: Cât mai multe! În prezent, majoritatea clienților preferă să plătească cu un card bancar sau prin alte metode online. Prin urmare, facturile online trebuie să permită aceste modalități de plată.

• Securitate

Trebuie să te asiguri că programul ales are un nivel ridicat de securitate și că beneficiază de protecție împotriva atacurilor cibernetice. Cele mai multe softuri găzduite în cloud au un nivel optim de securitate.

• Suport tehnic

Află dacă furnizorul asigură asistență pentru eventualele probleme sau dificultăți  care pot apărea în timpul utilizării softului. La început, poate fi nevoie de ajustări pentru personalizarea programului. De asemenea, trebuie să te asiguri că suportul tehnic este oferit în timp util. Prin suport tehnic, se înțelege gama de servicii de suport clienți sau rubrica de FAQ. 

• Complexitatea funcțiilor 

Companiile necesită, de obicei, mai multe softuri pentru automatizarea afacerii. Ar fi util ca programul de facturare să integreze și alte operațiuni care au legătură cu acesta, pentru a evita utilizarea mai multor aplicații în același timp. În acest fel, activitatea firmei este eficientizată. Programul poate fi dotat și cu funcții de salarizare, HR sau contabilitate.

• Reputație 

La fel ca la orice alt produs, părerile clienților contează. Fă un research despre furnizor, pentru a afla ce alte companii utilizează programul de facturare oferit de acesta. Citește recenziile altor clienți, pentru a te convinge că serviciile oferite sunt ceea ce cauți și că furnizorul este de încredere.  

• Capacitatea de analiză

Verifică dacă softul poate genera rapoarte ale datelor, întrucât analiza automatizată a acestora este extrem de utilă pentru procesul de lucru. Softul ar trebui să fie capabil să centralizeze și să ofere rapoarte detaliate ale facturilor, restanțelor, întârzierilor de plată sau plății la timp. Softul trebuie să poată filtra aceste rapoarte pe categorii, adică să ofere o analiză pe săptămâni, luni, ani sau în funcție de client, produs etc.

Așadar, alegerea unui program de facturare online nu este un proces facil, dar, cu siguranță, vei beneficia, în final, de cele mai bune servicii.