De ce este importantă distrugerea corectă a documentelor în mediul de afaceri

Dacă ai o afacere, cu siguranță știi că în mediul antreprenorial și de business vorbim despre o competiție acerbă, care stă de fapt la baza dezvoltării. Tot ce ține de activitatea unei companii, de la produse fabricate la resurse umane, prețuri sau furnizori intră într-o zonă de confidențialitate care trebuie să fie protejată. Cum de cele mai multe ori aceste informații reprezintă înscrisuri și documente, acestea trebuie să fie manipulate, stocate și distruse corect, pentru a le feri de persoane neavizate. Iată de ce este atât de necesar să te preocupe aspectul distrugerii securizate a documentelor și ce opțiuni eficiente poți avea în acest sens.

Respectarea legislației cu privire la distrugerea securizată a documentelor

Procesul de distrugere de documente firma nu este unul atât de simplu pe cât ar putea părea la o primă vedere, deoarece pentru a putea face acest lucru ar trebui să știi, înainte de orice, care sunt documentele al căror termen de păstrare este depășit și care trebuie să fie scoase din fluxul de documente stocate.

În mod normal, dacă lucrezi cu o firma arhivare, aceasta se ocupă de sortarea, inventarierea și monitorizarea documentelor, astfel încât acele acte cu termen depășit să poată fi identificate rapid. Trebuie să discuți cu specialiștii în arhivare, deoarece majoritatea tipurilor de documente necesită aprobare prealabilă pentru distrugere. Mai exact, este obligatoriu să obții avizul de distrugere din partea Arhivelor Naționale, conform legislației în vigoare, pentru lucrarea de selecționare realizată. Dacă alegi să lucrezi cu firme specializate, cum ar fi Arhivatorul, acest serviciu de obținere a avizului poate fi realizatla cerere, scutindu-te astfel de bătăi de cap în ceea ce privește partea birocratică.

Distrugerea corectă a documentelor împiedică accesul persoanelor neavizate

Dincolo de faptul că respecți legislația cu privire la distrugerea corectă a documentelor, acest proces te ajută și să protejezi anumite date, care chiar nu trebuie să ajungă la persoane neavizate. Nu-ți face griji, lucrând cu o firmă profesionistă, procesul se desfășoară în condiții de confidențialitate, având astfel grijă ca informațiile să nu ajungă unde nu trebuie. Întreg procesul este securizat, pentru ca tu să fii liniștit cu privire la documentele ce urmează să fie distruse.

Distrugerea corectă a documentelor eficientizează procesele operaționale

Cu siguranță ai observat că gestionarea unui volum mare de documente este dificilă, iar această situație afectează negativ evidența și fluxul de activități asociate. Același lucru se întâmplă și în cazul documentelor, iar acesta este motivul pentru care este nevoie de distrugerea documentelor cu termen depășit, pentru a asigura fluiditate în procesul de păstrare și pentru o evidență mai clară a documentelor rămase. În plus, beneficiezi de o economie semnificativă de spațiu, mai ales în cazul arhivelor fizice, unde volumul mare de documente necesită spații de depozitare extinse.

Documentele firmei tale sunt importante, indiferent de conținutul acestora. Pentru a distruge eficient documentele poți opta pentru serviciile unei firme specializate, care la finalul procesului îți poate oferi un certificat de distrugere, dar și siguranța că procesul s-a desfășurat corect, în conformitate cu cerințele legale.