Cum contribuie arhivarea electronică la performanța afacerilor

În era digitală, arhivarea electronică a devenit esențială pentru succesul unei afaceri. Descoperă în continuare cum această metodă de gestionare a documentelor îmbunătățește eficiența și productivitatea, economisește resurse și contribuie decisiv la siguranța datelor.  

Ce reprezintă arhivarea electronică  

Arhivarea electronică reprezintă procesul de stocare și păstrare a documentelor și informațiilor într-un format digital. Acest lucru permite accesul rapid și ușor la date, precum și o mai bună gestionare și organizare a documentelor. Arhivarea electronică poate include diverse tipuri de documente, precum e-mailuri, documente text, imagini, audio și video.

Într-un mediu de afaceri în continuă evoluție și digitalizare, arhivarea electronică este esențială pentru o gestionare eficientă a informațiilor. Ea permite o mai bună organizare a datelor, accesul rapid la informații, creșterea productivității și eficienței, precum și conformitatea cu reglementările legale privind păstrarea documentelor.

Un exemplu de utilizare a arhivării electronice în afaceri este stocarea contractelor și facturilor într-un format digital, eliminând astfel nevoia de a păstra documente fizice și facilitând căutarea și monitorizarea acestora. De asemenea, arhivarea electronică poate fi utilizată pentru păstrarea corespondenței electronice și a înregistrărilor de întâlniri, oferind astfel o modalitate eficientă de acces și recuperare a informațiilor.

Tendințele în arhivare electronică se bazează pe aplicații software ce utilizează tehnologii inovative, de tip no touch, cu elemente de inteligență artificială (AI) și deep learning (DL).  Astfel poți să accesezi documentele de business în timp record, oriunde te-ai afla, folosind o interfață intuitivă, ce nu necesită instalare, fiind accesibilă pe orice tip de device digital.

Beneficiile arhivării electronice pentru eficiența afacerilor

Arhivarea electronică aduce numeroase beneficii pentru eficiența operațională a unei companii. Prin stocarea și accesarea rapidă a informațiilor, organizațiile pot îmbunătăți eficiența în mod semnificativ. Astfel, timpul necesar pentru a găsi informații relevante poate fi redus considerabil, ceea ce duce la decizii mai rapide și mai fundamentate. Astfel se înregistrează creștere a productivității și eficienței în cadrul afacerii.

Studiile arată că arhivarea electronică reduce timpul de căutare a documentelor cu aproximativ 75%, comparativ cu metodele tradiționale de arhivare fizică. Acest lucru se datorează faptului că sistemele electronice de arhivare oferă posibilitatea de a căuta și filtra rapid informațiile, utilizând cuvinte cheie și criterii de căutare. Astfel, angajații pot accesa rapid documentele de care au nevoie, fără a pierde timp prețios în căutarea lor în arhivele fizice.

Un alt beneficiu major al arhivării electronice constă în reducerea costurilor asociate cu stocarea fizică a documentelor. Companiile trebuie să aibă o locație dedicată pentru depozitarea documentelor, care implică costuri mari, cum ar fi chirie, asigurare și întreținere. Utilizarea unui sistem de arhivare electronică elimină aceste costuri, deoarece documentele sunt stocate electronic și nu mai este necesară o locație fizică pentru depozitare.

Conformitatea cu reglementările reprezintă o altă problemă importantă pentru multe companii. Industriile sunt supuse unor reglementări stricte privind păstrarea și accesul la documente. Arhivarea electronică oferă o modalitate eficientă de a urmări și de a gestiona documentele în conformitate cu aceste reglementări. Sistemele de arhivare electronică au funcții de audit și control al accesului, pentru o evidență completă și transparentă a tuturor activităților legate de documente.

Un aspect esențial în era digitală îl reprezintă protecția datelor. Arhivarea electronică oferă un nivel ridicat de securitate pentru datele stocate. Sistemele de arhivare electronică pot utiliza criptare și protocoale de securitate avansate pentru a proteja informațiile împotriva accesului neautorizat. Aceste măsuri de securitate ajută la prevenirea furtului de date și a altor forme de compromitere a securității datelor.

În concluzie, arhivarea electronică aduce numeroase beneficii pentru eficiența operațională a unei afaceri. Se recomandă colaborarea cu firme specializate în servicii de arhivare, pe care să le selectezi în funcție de caracteristicile de arhivare electronică preț, opțiuni de utilizare a sistemelor implementate, funcționalități suplimentare, suport clienți, consultanță și training. Prin alegerea sistemului optim de arhivare electronică, îmbunătățești eficiența operațională, reduci cheltuielile și asiguri conformitatea cu reglementările și protecția datelor. Astfel obții un important avantaj competitiv și crești performanța afacerii tale pe termen lung.

Citește și